Notionデータベースの作り方【Notionデータベース】 - プログラムでおかえしできるかな

Notionのデータベース機能の作り方を紹介します。

はてなブログの記事の管理をNotionのデータベース機能で作成しました。
その時の作り方を整理してNotionデータベースの作り方を紹介します。

実際に作ったデータベースを、デモの記事と使い方の記事に分けて紹介しています。良かったらご覧ください。

【Notion関連記事】

日本語対応 Notion が日本語対応されました。
それに合わせて記事内容も修正しています。
Notion を日本語表示にする方法はこちら(記事内)で説明しています。

更新：2022-04-15

■概要
■作成の流れ
■プロパティ
■ビュー
■アイテム
■集計
- □集計オプション
■Notionについて
■Notionのサインアップ
■Notionの日本語対応
■さいごに
- □ご注意
■参考

■概要

Notion がかなり便利だという記事を見かけるようになりました。
記事を読んでいるとデータベース機能に興味を持ちました。

そこで、実際に自分で動かしてみました。

その時の経験を簡単にまとめたので、紹介します。

エクセルのシートを作るイメージで大丈夫だと思います。

■作成の流れ

Notion はざっくり言うと、バインダノートのように新しいページを作り、そこにメモのように書きたいことを入力していくというものです。

データベース機能は、作成した1ページの中にアドレス帳を作るようなイメージです。

【作成の流れ】

新しいページを作成
画面左のサイドバーの下の方の「ページを追加」をクリックするだけ
ページをテーブルにする
出てきた画面の「テーブル」をクリックするだけ
クリックすると ~~デフォルト~~ テーブルビューが作成され表示されます
データソースを選択
選択肢が表示されていない場合は、「データソースを選択」をクリックします
「新規データベース」をクリックします

追加：2022-04-03
テーブルにプロパティを追加
エクセルの表をイメージして、列として表示したいものをプロパティとして追加します
ビューを追加
デフォルトではエクセルの表のような表示形式だけなので、必要に応じて別の表示形式を追加します

▼~~デフォルト~~ テーブルビュー

■プロパティ

プロパティとは、~~デフォルト~~ テーブルビューに出てくるカラム(列)のことです。
プロパティは後からビューの中で非表示にすることができます。まずは、~~デフォルト~~ テーブルビューで非表示にせず定義します。

次の手順で必要なプロパティを追加します。

□プロパティの追加

カラムの見出しにある「＋」をクリックするとプロパティを追加します。
プロパティを定義する画面が表示されるので名前を入力し、タイプを選択します。

プロパティ名
プロパティのタイプ

※~~デフォルト~~ テーブルビューにある「名前」はアイテム(1行のこと)の名称で「名前」という文字はクリックすることで変更できます。
※同じく「タグ」は ~~デフォルト~~ テーブルビューに初めから用意されているプロパティでこのまま使う必要はなく、修正削除できます。

□基本的なプロパティのタイプ

テキスト：テキスト(文字)
数値：数値
セレクト：一つだけ選択するドロップダウンメニュー
マルチセレクト：複数選択できるドロップダウンメニュー
日付：日時(開始と終了を設定することも可能)
ユーザー：ワークスペース内の他のユーザへのメンション（またはタスク等の担当割り当て）
ファイル & メディア：ファイルをアップロードするか、画像などのリンク
チェックボックス：チェックボックス
URL：URL(クリックするとリンク先を表示する)
メール：メールアドレス(クリックするとメール編集画面が立ち上がる)
電話：電話番号(クリックすると携帯やPCで電話発信画面が立ち上がる)

※ワークスペースは未調査です。
参考：プロパティの詳細(ヘルプサイト)

更新：2022-04-15

□プロパティの削除

不要になったり間違った場合、プロパティを削除できます。
~~デフォルト~~ テーブルビュー(テーブルタイプのビュー)でカラムの見出しをクリックして、出てきたメニューの「プロパティを削除」を選択します。

□プロパティの修正

プロパティの修正は、カラムの見出しをクリックするとダイアログが出るので「プロパティを編集」を選択します。
追加と同じようなダイアログが出て、名称、タイプの変更が可能です。

■ビュー

ビューとはプロパティの見せ方を変えたものです。
Notion によってひな形が用意されているので、どの見せ方が必要か判断して追加します。
見せ方に加えてフィルターやソートを指定したものをビューとすることができるので、良く使用する条件はビューとして作成しておくと良いと思います。

【ヒント】
ビューを作る前にプロパティを作成した状態でデータを何件か入力します。
データがある状態でビューを作成するとビューのイメージがつかみやすいと思います。
手間でなければすべてのビューのタイプを使ってみると良いと思います。
ビューの削除も簡単です。
ちなみに、データは多い方がイメージしやすいと思います。

□ビューの追加

~~デフォルト~~ テーブルビューの「ビューを追加」をクリックするとビューを作成するダイアログが表示されます。
※~~一度ビューを作成すると~~ 表示領域によって「ビューを追加」がビューの選択肢に代わります。
※さらにビューを追加するには、選択肢をクリックしてから「ビューを追加」を選択します。

名称を入力
ビューのタイプを選択
「ビューを追加」をクリック

□ビューのタイプ

テーブル：エクセルのような表形式のビュー
列がプロパティとなる。1行をアイテムと呼ぶ。
一覧表としてプロパティを見たり修正する場合に使うと良い
ボード：プロパティの値によってグルーピングされるビュー
ブログのカテゴリとか、レシピの材料とか、グループ単位でアイテムを確認する場合に使うと良い
タイムライン：期間を表示するビュー
アイテムの有効な期間を確認する場合に使うと良い
ガントチャートみたいな感じ
カレンダー：カレンダー形式でアイテムを表示するビュー
日にちごとにアイテムを確認する場合に使うと良い
リスト：エクセルのような表形式のビュー
Tableとの違いは表上での修正ができないこと
リストとして表示したい場合に使うと良い
ギャラリー：カード型のビュー
画像を一覧表示する場合に使うと良い
画像を表示するにはプロパティに「Files & Media」タイプのものが必要

参考：ビューのサンプルと詳細(ヘルプサイト)

更新：2022-04-15

□ビューの削除

不要になったり間違った場合、ビューを削除できます。
ビューの選択肢から削除するビューの「…」をクリックして、「Delete」を選択します。

■アイテム

アイテムーとは ~~デフォルト~~ テーブルビューでの１行を指します。
~~デフォルト~~ テーブルビュー以外のビューでも一つの塊がアイテムです。
アイテムをクリックするとアイテムをページとして表示します。(ビューがTableタイプの場合は「OPEN」ボタンをクリック)
はじめはダイアログとして表示します。
「Open as page」をクリックするとページとして表示します。

アイテムの一番下には、普通のページと同じようにテキストや図など何でも記述できます。
コンテンツ(内容)と呼んでいます。

NotionにはWeb bookmarkといってブログカードのようにURLを表示する機能があります。
GalleryビューではWeb bookmarkを扱えないのでここに記述するという使い方もあります。

■集計

Tableビューにはカラム(列)の集計機能があります。
カラムの一番下のはみ出した部分にある「Calculate」をクリックして集計方法を選択します。
集計方法はプロパティのタイプにより選択肢が変わります。

□集計オプション

すべてカウント：行数
値の数をカウント：入力されている値の数(例：カテゴリの数)
一意の値の数をカウント：その列に含まれる値の種類の数(例：カテゴリの種類の数)
未入力をカウント：空の行数
未入力以外をカウント：空でない行数
未入力の割合：空の行の割合
未入力以外の割合：空でない行の割合
日付形式のオプション
- 最も古い日付：一番古い日付
- 最も新しい日付：一番新しい日付
- 日付範囲：一番古い日付と一番新しい日付の差分
数値形式のオプション
- 合計：列の値の合計値
- 平均：列の値の平均値
- 中央値：列の値の中央値
- 最小：列の値の最低値
- 最大：列の値の最高値
- 範囲：列の最低値と最高値の差分

参照：集計の詳細(ヘルプサイト)

更新：2022-04-15

■Notionについて

Notionは、タスク、Wiki、およびデータベースを統合するマークダウンサポートを備えたメモアプリケーション及びサービス。同社はこのアプリを、メモ作成、プロジェクト管理、タスク管理のためのオールインワンワークスペースと説明している。同社によって提供されるクロスプラットフォームアプリに加えて、ほとんどのWebブラウザーからアクセス可能である。ウィキペディア